Cómo emitir una factura

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Cómo emitir una factura

Lo que debería saber para emitir una factura

Si usted es autónomo o profesional titular de un negocio, comercio o actividad profesional estará acostumbrado a emitir facturas a sus clientes cuando se lo solicitan, así como a recibirlas de las compras que realice con la intención de deducirse el IVA. No obstante las facturas están sujetas a ciertos formalismos que habitualmente no se conocen con detalle y que su incumplimiento puede acarrearle algún disgusto con la Agencia Tributaria.

La norma que regula esta materia es el Real Decreto 1619/2012 por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y es la que obliga a los empresarios o profesionales a expedir y entregar, en su caso, facturas u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos.

Para el buen funcionamiento de su negocio es importante que conozca cuáles son esos elementos esenciales toda factura:

1. NÚMERO (CORRELATIVO) Y, CUANDO PROCEDA, NÚMERO DE SERIE.

  • La secuencia numérica de las facturas que se expidan será CORRELATIVA.
  • No es válido iniciar una nueva secuencia cada día, ni utilizar un sistema de numeración arbitraria.
  • Por regla general CADA AÑO se iniciará una numeración correlativa, aunque también podrá continuar con la del año anterior. También es válido que la numeración correlativa se inicie mensualmente.
  • El NÚMERO DE SERIE se utilizará, entre otras, para las facturas rectificativas, y para distinguir las diferentes actividades que se preste, si es que se realiza más de una actividad comercial.

2. NOMBRE Y APELLIDOS O DENOMINACIÓN SOCIAL, NIF Y DOMICILIO DEL EXPEDIDOR Y DEL DESTINATARIO.

  • Debe figurar la DENOMINACIÓN COMPLETA DEL DESTINATARIO.
  • Si únicamente figura su marca, o su nombre comercial, el documento no se considera una factura, y su IVA no es deducible.

3. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN.

  • Debe consignarse los datos necesarios para determinar la BASE IMPONIBLE, incluyendo el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento o rebaja no incluido en dicho precio unitario.
  • La DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES en las facturas es esencial, por lo que no es suficiente con una mera remisión en la misma a los albaranes mediante indicación de su número.
  • Si no se describe la operación detalladamente, su IVA no será deducible.
  • Tampoco será deducible si no se detallan los importes.

4. TIPO IMPOSITIVO APLICADO Y CUOTA TRIBUTARIA REPERCUTIDA.

  • Deberá consignarse el TIPO IMPOSITIVO (p.ej.: 21%) y la CUOTA TRIBUTARIA por separado.
  • Si la operación origina DIFERENTES TIPOS DE IVA, habrá de indicarse la base imponible sujeta a cada tipo.

5. LUGAR Y FECHA DE EMISIÓN.

  • Por último, deberá indicarse el lugar y fecha de emisión de la factura.

Le presentamos un modelo factura que quizá pueda ayudarle a emitir su propia factura. Recuerde que puede diseñar su propia factura. Lo único que debe respetar son los elementos esenciales anteriormente comentados.

FACTURAS RECTIFICATIVAS

Por lo que respecta de las facturas rectificativas, son aquel tipo de facturas que , generalmente, rectifican una factura emitida con anterioridad, que también están sujetas a ciertos formalismos, y se deben emitir cuando:

  • La factura original no reúna alguno de los REQUISITOS de facturación.
  • Las CUOTAS IMPOSITIVAS no sean correctas.
  • Modificación de la BASE IMPONIBLE (como, por ejemplo, la devolución de envases y embalajes, aunque en este caso la emisión de factura rectificativa no es obligatoria).
  • DESCUENTOS Y BONIFICACIONES posteriores a la operación.
  • RESOLUCIÓN JUDICIAL O ADMINISTRATIVA que deja sin efecto la operación.
  • CONCURSO del destinatario de la operación.
  • Cuotas repercutidas INCOBRABLES.

PLAZO DE RECTIFICACIÓN DE LAS FACTURAS

El plazo para rectificación de la factura es de 4 AÑOS

FORMA DE RECTIFICAR

Se emitirá nueva factura con indicación de la FACTURA Y FECHA QUE RECTIFICA

Deberá inscribirse SEPARADAMENTE en el libro registro de facturas expedidas.

FACTURAS SIMPLIFICADAS

Por último, existe otro tipo de facturas que son las llamadas facturas simplificadas que están sujetas a menos formalismos y que se pueden emitir cuando:

  • Su importe no supere los 400€, IVA incluido
  • Cuando deba expedirse una factura rectificativa.

También cuando los importes no superen los 3.000€ en los siguientes casos, entre otros:

  • Ventas al menor
  • Transporte de personas y sus equipajes
  • Servicios de hostelería
  • Aparcamiento y estacionamiento de vehículos
  • Utilización de autopistas de peaje.

En estos casos el contenido de la factura se cumple con la simple indicación de los siguientes datos:

  • Número y, en sus caso, indicación de su serie.
  • Fecha de expedición.
  • Identificación del emisor de la factura
  • Identificación del concepto de la factura
  • Tipo de IVA aplicado
  • Contraprestación total.

PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS.

Como norma general, las facturas deberán conservarse durante el plazo de 4 AÑOS.

Las facturas emitidas pueden guardarse en copias microfilmadas o en SOPORTE MAGNÉTICO.

Las facturas que se refieran a BIENES DE INVERSIÓN, según la normativa del IVA, deberán conservarse durante un plazo de 8 a 13 años

Por otra parte, la normativa mercantil establece la obligación de conservación de las facturas por un plazo de 6 AÑOS desde el último asiendo realizado en la contabilidad.

Por |2019-06-11T08:42:27+01:0020 julio , 2016|Asesoría|0 Comentarios

Sobre el Autor:

Mario Campos